Assistante administrative ou assistant administratif en alternance
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves :
- organise les stages des élèves issus des concours et les stages des élèves du cycle international long, du cycle international de perfectionnement, des administrateurs civils nommés au tour extérieur, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers ;
- est chargée, en lien avec la direction des formations initiale et continue, de l’accompagnement individuel des élèves tout au long de leur scolarité à travers l’organisation et du suivi du parcours individuel et de professionnalisation ;
- est chargée de la sélection des élèves étrangers, avec l’appui de la direction des relations internationales ;
- assure, avec la direction de la formation initiale et continue, le continuum de la formation.
Présentation du Département
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves est dirigée par un directeur, assisté d’un ou de deux directeurs adjoints. Elle comprend un département des stages, de l’accompagnement des élèves et de la sélection des élèves étrangers. Des chargés de mission peuvent être nommés pour traiter de dossiers particuliers.
Le directeur et les directeurs adjoints des stages conduisent les entretiens individuels de pré affectation et proposent les affectations en stage des élèves issus des concours et du cycle international long, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers. Ils assurent les visites de stage des élèves issus des concours et de tout autre élève concerné par le dispositif des visites de stage. La direction propose au Directeur de l’Institut national du service public la composition des jurys d’évaluation des stages et les organise.
Elle participe, dans les conditions prévues par le décret du 9 novembre 2015 susvisé et le règlement intérieur de l’Institut national du service public, aux jurys d’évaluation des stages des élèves en formation initiale, des élèves du cycle international long et de certains autres cycles concernés par le dispositif d'évaluation des stages. La direction organise les différentes étapes du parcours individuel et professionnalisation de l’élève. Elle supervise la passation de l’inventaire de personnalité et anime la relation avec les coaches chargés d’accompagner les élèves durant toute leur scolarité.
Elle constitue les pools de référents métiers et organise, en lien avec les autres services de l’Institut, des rencontres avec ces jeunes professionnels à différents jalons de la scolarité. Elle organise les modules de préparation des élèves à l’entretien professionnel.
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves pilote la sélection des candidats étrangers aux cycles internationaux longs de l’Institut national du service public et des instituts régionaux d’administration (IRA), en lien avec les ambassades de France et la direction des relations internationales.
Présentation du Pôle
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves est dirigée par un directeur, assisté d’un ou de deux directeurs adjoints. Elle comprend un département des stages, de l’accompagnement des élèves et de la sélection des élèves étrangers. Des chargés de mission peuvent être nommés pour traiter de dossiers particuliers.
Le directeur et les directeurs adjoints des stages conduisent les entretiens individuels de pré affectation et proposent les affectations en stage des élèves issus des concours et du cycle international long, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers. Ils assurent les visites de stage des élèves issus des concours et de tout autre élève concerné par le dispositif des visites de stage.
La direction propose au Directeur de l’Institut national du service public la composition des jurys d’évaluation des stages et les organise. Elle participe, dans les conditions prévues par le décret du 9 novembre 2015 susvisé et le règlement intérieur de l’Institut national du service public, aux jurys d’évaluation des stages des élèves en formation initiale, des élèves du cycle international long et de certains autres cycles concernés par le dispositif d'évaluation des stages.
La direction organise les différentes étapes du parcours individuel et professionnalisation de l’élève.
Elle supervise la passation de l’inventaire de personnalité et anime la relation avec les coaches chargés d’accompagner les élèves durant toute leur scolarité.
Elle constitue les pools de référents métiers et organise, en lien avec les autres services de l’Institut, des rencontres avec ces jeunes professionnels à différents jalons de la scolarité. Elle organise les modules de préparation des élèves à l’entretien professionnel.
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves pilote la sélection des candidats étrangers aux cycles internationaux longs de l’Institut national du service public et des instituts régionaux d’administration (IRA), en lien avec les ambassades de France et la direction des relations internationales.
Missions
Sous la responsabilité du maître d’apprentissage, cheffe de département, vous assurez l'assistanat de la cheffe de département et apportez un appui aux équipes du département.
Activités principales
— Accueil physique et téléphonique,
— Rédaction et mise en forme de courriers, documents divers, attestations, courriels, etc.,
— Gestion d’agendas, des états de frais et prise de rendez-vous,
— Organisation des missions de la cheffe du département,
— Planification et organisation des réunions de service bimensuelles
— Participation aux campagnes d’affections en stages,
— Appui à l’organisation des journées d’échange du tronc commun,
— Appui logistique au dispositif d’accompagnement des élèves,
— Conception et/ou suivi et mise à jour des tableaux de bords,
— Participation aux activités du département à la demande de la cheffe de département,
— Participation au suivi budgétaire, à la gestion RH au quotidien,
— Classement et archivage.
Moyens mis à disposition
PC portable, télétravail possible un jour par semaine maximum, après 6 mois de présence), prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 25 jours de congés, badgeage avec plages fixes et plages variables.
35h hebdomadaires, en lien avec le planning de l’alternance.
Profil
Vous êtes dynamique, vous aimez travailler en équipe et appréciez être en contact avec différents publics. Vous êtes curieux ou curieuse, polyvalent(e) et utilisez les outils bureautiques et collaboratifs.
Une première expérience dans le domaine du secrétariat serait appréciée mais non obligatoire.
Compétences attendues
Savoirs
→ Quelques notions du fonctionnement de l’administration française serait un atout
→ Bonne connaissance des règles de grammaire et d’orthographe
→ Notions de comptabilité et de budget
Savoir-faire
→ Techniques de secrétariat
→ Bonne maîtrise des outils bureautiques word et excel et collaboratifs
→ Bonnes aptitudes de planification et au respect les délais
→ Compétences rédactionnelles et de synthèse
→ Maitrise des techniques de recherche sur internet
Compétences comportementales transverses
→ Rigueur
→ Organisation
→ Réactivité
→ Aisance relationnelle
→ Discrétion
→ Curiosité intellectuelle
→ Maitrise de soi
→ Esprit d’équipe
→ Capacité d’adaptation
Les compétences attendues pourront également être acquises et/ou perfectionnées au cours du contrat d’apprentissage.