Assistante ou assistant administratif ressources humaines en alternance
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
Le secrétariat général est chargé de l'administration et de la coordination au sein de l'Institut national du service public. Il accompagne le changement et promeut l’innovation.
Il assure la gestion des personnels de l’Institut national du service public, des élèves issus des concours et des stagiaires des cycles préparatoires.
Il prépare et assure l’exécution du budget. Il définit les conditions dans lesquelles les concours financiers sont accordés par l’Institut national du service public à ses partenaires. Il est chargé du pilotage général de la gestion financière.
Il fournit aux directions de l’Institut national du service public les moyens nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Il impulse et pilote la politique et le schéma directeur relatifs au système d’information et à la transformation digitale.
Il assure l'accueil des élèves, des stagiaires, des auditeurs et des étudiants. Il organise la procédure d’affectation des élèves entrés à l’Institut national du service public par concours.
Il assure le secrétariat du Conseil d’administration.
Présentation du Département
Le département des ressources humaines et du pilotage budgétaire prépare et met en œuvre la politique des ressources humaines et la stratégie financière. Il accompagne les élèves, les stagiaires et les agents dans leur parcours professionnel.
Il propose aux directions une offre de services et un accompagnement dans la conduite du changement par la production d’analyses et de conseils.
Il élabore des processus contribuant à l’efficience de l’organisation, l’appui au management, la gestion du personnel, des élèves et des stagiaires, la consolidation des compétences et du savoir et l’amélioration de l’environnement de travail.
Il comprend quatre pôles assurant une gestion collective et individuelle des ressources humaines et financières :
- le pôle « parcours professionnels de l’agent et de l’élève » ;
- le pôle « conseil et gestion RH et rémunérations » ;
- le pôle « politiques RH et dialogue social » ;
- le pôle « pilotage budgétaire et contrôle de gestion ».
Présentation du Pôle
Le pôle « parcours professionnels de l’agent et de l’élève » accompagne les agents, les élèves et les stagiaires dans leur parcours professionnel, de leur recrutement jusqu’à leur départ. Il veille à la qualité de vie des agents et des élèves.
Il organise, en lien avec les directions de l’Institut national du service public, le processus de recrutement des agents.
Il définit une stratégie de management des compétences et de développement des talents. Il met en œuvre une gestion prévisionnelle des emplois en définissant un schéma d’emplois. Il assure notamment l’évaluation des compétences, les bilans, les entretiens et l’accompagnement à la mobilité.
Il promeut les tutorats et propose des dispositifs d’accompagnement individuels et collectifs.
Il procède à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de formation des agents de l’Institut national du service public et accompagne les directions dans leurs projets.
Il propose aux élèves des solutions d’hébergement en lien avec les organismes bailleurs spécialisés et les propriétaires privés.
Il organise l’ensemble des prestations relatives à l’accueil et à la procédure de sortie des élèves issus des concours. Il assure les opérations d’élection des délégations d’élèves.
Il accompagne la tutelle de l’Institut dans la mise en relation des élèves avec les employeurs publics.
Il élabore, en lien avec la direction de la formation initiale et continue, les conventions de partenariat avec les centres de préparation aux concours d’entrée de l’Institut national du service public.
Missions
Sous la responsabilité de la maître d’apprentissage, chargée de recrutement, vous apportez un appui administratif à la mise en œuvre du recrutement et au suivi des élèves et des stagiaires des cycles préparatoires.
Activités principales
En lien avec l’activité recrutement :
— Mise en forme des fiches de postes et publication sur les plateformes dédiées et les sites spécialisés,
— Organisation des entretiens : convocation, réservation de salles, impression des dossiers, accueil des candidats,
— Pré-sélection téléphonique et/ou sur CV,
— Accueil téléphonique et physique, prise de message et prise de rendez-vous Traitement des mails de la boite fonctionnelle,
— Mise à jour du catalogue des fiches de poste et des organigrammes (saisie informatique, enregistrement, mise en forme),
— Mise à jour régulière des tableaux de bord et indicateurs RH,
— Mise à jour des procédures,
— Gestion du classement et de l’archivage des dossiers (numériques et papiers).
En lien avec l’activité élèves et stagiaires :
— Prise en charge administrative des élèves issus des concours et des stagiaires des cycles préparatoires qui préparent les concours d’entrée à l’INSP, en lien avec le pôle conseil-gestion RH et rémunérations :
- Répondre aux sollicitations des candidats aux cycles et aux stagiaires des cycles préparatoires,
- Assurer un suivi de l’assiduité de stagiaires, en lien avec les centres de préparation (relevé des absences),
- Préparer les démarches administratives de rentrée des élèves),
— Participer à l’accompagnement des élèves à la recherche d’un logement sur la zone géographique de la ville de Strasbourg,
— Alimentation des statistiques, des tableaux de bord, de suivi et de contrôle, mise à jour des informations sur les applications métiers,
— Classer et archiver les dossiers et toutes pièces administratives, selon la réglementation en vigueur.
Activités secondaires
Activités transverses :
— Participation à l’organisation des événements du pôle.
Moyens mis à disposition
PC portable ou fixe, télétravail possible (modalités définies selon les directions), prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 25 jours de congés, badgeage avec plages fixes et plages variables.
Profil
Vous êtes dynamique, vous aimez travailler en équipe et appréciez être en contact avec différents publics. Vous faites preuve de curiosité, vous êtes polyvalent·e et utilisez les outils bureautiques et collaboratifs.
Votre rigueur, votre réactivité et votre discrétion sont de réels atouts pour occuper ce poste en apprentissage.
Compétences attendues
Savoirs
→ Intérêt pour les ressources humaines et notamment le domaine recrutement
→ Bonne connaissance des règles de grammaire et d’orthographe
Savoir-faire
→ Recueil de besoins et restitution de demandes
→ Rendre compte
→ Respect des délais
→ Assurer la transmission des informations en interne et en externe
→ Organisation de la logistique de recrutement
→ Utilisation des outils bureautiques et de messagerie
Compétences comportementales transverses
→ Organisation
→ Rigueur
→ Discrétion
→ Réactivité
→ Aisance relationnelle
→ Curiosité intellectuelle
Les compétences attendues pourront également être acquises et/ou perfectionnées au cours du contrat d’apprentissage.