Coordinateur ou coordinatrice des assistant(e)s de formation
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
La direction de la formation initiale et continue est en charge de la définition et de l’animation de la stratégie de l’INSP en matière de recrutement de ses élèves, de leur formation et de leur accompagnement pédagogique en vue de la réalisation d’un projet professionnel.
Elle est en charge :
- de la diversité des talents, de la préparation et de l’organisation des concours ;
- de l’évaluation des élèves de formation initiale, des auditeurs suivant le même cursus et des élèves du cycle international long ;
- du suivi et de l’animation du réseau des classes préparatoires et de la préparation des concours européens ;
- des enseignements délivrés aux élèves issus des concours, y compris le tronc commun, aux élèves du CSPA, aux élèves internationaux du CIL et du CIP et aux élèves officiers. Concernant le rapport individuel d’expertise (RIEX) et les interventions des enseignants chercheurs devant les élèves, elle travaille étroitement avec la direction de la recherche qui en a la responsabilité ;
- de l’organisation du cycle des hautes études européennes ;
- de la formation continue, en lien avec la direction de la recherche concernant les interventions des enseignants chercheurs ;
- du suivi des activités sports et santé des élèves en formation ;
- de l’innovation pédagogique et de la digitalisation des formations ;
- des enseignements linguistiques et de l’ouverture internationale des formations.
Elle travaille en coordination avec la direction des relations internationales et la direction de la recherche pour le développement de partenariats institutionnels et universitaires soutenant notamment cette ouverture internationale. Elle travaille en lien avec le conseil pédagogique, dont elle assure le secrétariat.
Présentation du Département
Le département de la formation continue coordonne l'élaboration et la diffusion des formations conçues en collaboration avec d'autres écoles de service public, des services ministériels de formation et des organismes en charge de la formation continue, destinées à développer l’offre de formation continue pour l’encadrement supérieur de l’Etat. En lien avec l’ensemble des opérateurs publics de formation, il élabore le catalogue de formation continue pour les cadres supérieurs et dirigeants, en veillant à construire des parcours de formation individualisés correspondant à la fois aux besoins des employeurs et aux aspirations des agents, et en recherchant la complémentarité entre les formats et les modules. Il est chargé de la conception, de l'organisation et du suivi des formations de l’INSP destinées à ces publics, ainsi que du cycle supérieur de perfectionnement des administrateurs.
Missions
Au sein du département, la coordinateur ou coordinatrice des assistant(e)s de formation assure notamment :
- Le management et la coordination des assistant(e)s pédagogiques en lien étroit avec les responsables de formation et les adjoints du département ;
- La coordination de la programmation des activités de formations ;
- Le suivi de certaines opérations administratives et financières (paiement des intervenants et contributions employeurs) ;
- Un appui à la cheffe de département dans le suivi des réunions et la préparation des activités transversales.
Activités principales
Coordination et management de l’équipe des assistant(e)s et assistants pédagogiques :
- Assurer le management : animation des réunions d’équipe, suivi et rééquilibrage des charges de travail, accompagnement au quotidien, gestion des priorités, gestion du planning des temps de présence sur site au regard des sessions de formation et réalisation des évaluations annuelles ;
- Mettre en place et suivre des outils de pilotage et d’organisation du travail permettant d’harmoniser les pratiques, fluidifier les échanges et sécuriser les processus internes ;
- Superviser l’activité quotidienne de l’équipe : appui à la résolution de difficultés, propositions pour améliorer les pratiques, coordination avec les responsables de formation.
Appui à la mise en œuvre des activités de formation :
- Soutenir ponctuellement les assistant(e)s de formation dans l’organisation logistique : recherche de salles, coordination avec les intervenants, préparation des événements structurants (journées de la formation continue, rencontres du réseau des organismes de formation…) ;
- Assurer un suivi hebdomadaire structuré du planning général des formations (sur site et hors site) afin de garantir cohérence, anticipation, continuité de service et qualité de mise en œuvre ;
- Faire un suivi régulier avec le référent Qualiopi du département de la formation continue sur le suivi des procédures par l’équipe des assistant(e)s de formations ;
- Être force de propositions dans l’amélioration et l’optimisation des processus et être la personne contact pour les outils de scolarité et d’évaluation des formations ;
- Collecter des informations et données sur des projets/thématiques spécifiques au sein du département de la formation continue (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
Assurer le suivi financier en lien avec l’adjoint en charge de la coordination administrative et financière, et la gestionnaire administrative et financière :
- Effectuer un suivi rigoureux des lots de rémunération des intervenants : relance des intervenants en cas de besoin et mise en paiement dans l’outil de scolarité ;
- Effectuer un suivi rigoureux des contributions employeurs sur des programmes spécifiques.
Appuyer la cheffe de département :
- Préparer et organiser différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires) ;
- Aider à la gestion de l’agenda de la cheffe de département : planification, prise de rendez-vous et organisation logistique des réunions, préparation des réunions ;
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus en cas de besoin ;
- Être la personne contact pour la planification des formations internes ;
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants.
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail sur accord du manager, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
- Déplacements ponctuels à Strasbourg
- Disponibilité et flexibilité horaire : besoin ponctuel d’être présent sur site dès 8h.
- Présence sur site notamment lors des ouvertures et fermetures des cycles de formation.
Profil
En cohérence avec le développement de l’activité, le département souhaite recruter un(e) coordinatrice/coordinateur des assistant(e)s de formation.
Vous disposez d’une solide expérience en coordination administrative et logistique de la formation et appréciez le travail en équipe. Vous savez organiser et coordonner l’activité, accompagner les agents dans leur quotidien et faciliter la coopération. Votre sens de l’organisation, votre réactivité et votre aisance avec les outils numériques vous permettent d’assurer la maîtrise et le suivi des processus qualité et administratifs, tout en apportant un appui efficace à vos collègues et votre hiérarchie.
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissances générales du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique - Maitrise
→ Connaissance de l’environnement de la formation professionnelle - Maîtrise
→ Techniques de secrétariat et de gestion administrative - Maitrise
→ Connaissance des procédures et règles budgétaires - Application
→ Animation de réunion et rédaction de compte rendu et de relevé de décision - maîtrise
→ Connaissance des principes et procédures liés à la qualité des activités de formation - application
Savoir-faire
→ Animer et coordonner une équipe - maîtrise
→ Planifier et organiser les activités dans le respect des délais - Maitrise
→ Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs - Expertise
→ Accueillir et accompagner des interlocuteurs variés y compris de haut niveau - Maitrise
→ Rédiger des écrits administratifs - Application
→ Assurer une veille, identifier les difficultés et alerter la hiérarchie - maîtrise
→ Rendre compte de son activité et ses difficultés à sa hiérarchie - maîtrise
Compétences comportementales transverses
→ Sens de l’organisation, rigueur et méthodologie - Expertise
→ Réactivité
→ Appétence pour les outils de scolarité et maitrise du pack office
→ Autonomie et capacité d’adaptation - Maitrise
→ Qualités relationnelles et goût du travail en équipe - maîtrise
→ Ecoute, disponibilité et capacité à accompagner les agents et favoriser la coopération
→ Capacité à gérer les priorités et à faire face aux imprévus
→ Capacités d’analyse et de synthèse
→ Respect de la confidentialité et sens de la discrétion – Maitrise
→ Sens du service et loyauté professionnelle
→ Ecoute, donner des feedbacks constructifs, accompagnement de la montée en compétences.