Assistant ou assistante ressources humaines
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
Le Secrétariat général (SG) assure le pilotage et le bon fonctionnement des fonctions support de l’Institut. Il accompagne les directions dans la mise en œuvre de leurs activités en matière de ressources humaines, finances, logistique, systèmes d’information et affaires générales afin de garantir la qualité du service rendu aux agents, aux élèves et aux partenaires de l’INSP.
Présentation du Département
Au sein du Secrétariat général, le Département des ressources humaines et du pilotage budgétaire (DRHPB) met en œuvre la politique de ressources humaines de l’Institut. Elle assure notamment la gestion des recrutements, des parcours professionnels, des carrières, de la formation et de l’accompagnement des agents, élèves et stagiaires.
Présentation du Pôle
Intégré au sein de la DRHPB, le Pôle Parcours professionnel de l’agent et de l’élève (PPAE) est chargé du pilotage des recrutements, de l’accompagnement des parcours professionnels ainsi que de la gestion administrative des élèves et stagiaires notamment au moment de leur recrutement et dans le cadre de leur procédure de sortie. Il pilote également des actions de formation et contribue à l’accueil et à l’intégration des nouveaux arrivants.
Missions
L’assistant(e) RH apporte un appui à la gestion des élèves issus des concours et notamment lors de leur recrutement et dans le cadre de la mise en œuvre de leur procédure d’affectation en sortie d’INSP. Il/elle organise et gère la mise en œuvre opérationnelle des recrutements et des actions de formation sur le plan logistique, administratif et financier. Enfin, il ou elle apporte un appui à la gestion des stagiaires du cycle préparatoire (public préparant des concours).
Activités principales
1. Appui à la gestion administrative des élèves issus des concours et des stagiaires du cycle préparatoire
- Apporte un appui au suivi de l’assiduité en lien avec les centres de préparation ;
- Gestion administrative des stagiaires des cycles préparatoires qui préparent les concours d’entrée à l’INSP, en lien avec le pôle conseil-gestion RH et rémunérations ( suivi des demandes, établissement des certificats de fin de cycle, …)
- Apporte un appui à la procédure d’affectation en sortie d’INSP ;
- Gestion administrative des élèves de la formation initiale, en lien avec le pôle conseil-gestion RH et rémunérations ;
- Gestion du classement et de l’archivage.
2. Appui à la gestion des recrutements
- Mise en forme des fiches de postes et publication sur les plateformes dédiées et les sites spécialisés ;
- Organisation des entretiens : convocation, réservation et préparation de salles, impression des dossiers, accueil des candidats
- Mise à jour du catalogue des fiches de poste et des organigrammes (saisie informatique, enregistrement, mise en forme) ;
- Participation au processus d’accueil et de suivi des périodes d’essais des nouveaux arrivants.
3. Appui en tant que de besoin à la gestion de la formation des personnels
- Organisation des sessions de formation internes et externes en présentiel et à distance : inscription, logistique, réservations de salles, convocation, saisie informatique dans un outil SIRH.
Activités transversales :
- Traitement des mails de la boite fonctionnelle ;
- Mise à jour régulière des tableaux de bord et indicateurs RH ;
- Gestion du classement et de l’archivage ;
- Participation aux dossiers transversaux du département et du pôle.
Moyens mis à disposition
Un PC portable, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
Confidentialité et discrétion
Profil
Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un excellent sens du service, vous appréciez les missions administratives polyvalentes et le travail en coordination avec de multiples interlocuteurs. À l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs, vous savez gérer simultanément plusieurs dossiers en respectant les délais et les procédures.
Réactif(ve) et discret(e), vous faites preuve de qualités relationnelles reconnues pour accompagner les élèves, stagiaires, candidats et collaborateurs tout au long de leur parcours. Votre sens de l’organisation, votre fiabilité et votre capacité à assurer un suivi administratif de qualité seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Compétences attendues
SAVOIRS :
→ Intérêt pour les ressources humaines
→ Bonne connaissance des règles de grammaire et d’orthographe
SAVOIRS FAIRE :
→ Recueil de besoins et restitution de demandes
→ Rendre compte
→ Planification
→ Respect des délais
→ Assurer la transmission des informations en interne et en externe
→ Organisation de la logistique de recrutement
→ Utilisation des outils bureautiques, collaboratifs et de messagerie
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES TRANSVERSES :
→ Esprit d’équipe
→ Organisation
→ Rigueur
→ Discrétion
→ Réactivité
→ Aisance relationnelle
→ Curiosité intellectuelle