Gestionnaire administratif.ve
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves :
- organise les stages des élèves issus des concours et les stages des élèves du cycle international long, du cycle international de perfectionnement, des administrateurs civils nommés au tour extérieur, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers ; - est chargée, en lien avec la direction des formations initiale et continue, de l’accompagnement individuel des élèves tout au long de leur scolarité à travers l’organisation et du suivi du parcours individuel et de professionnalisation ;
- est chargée de la sélection des élèves étrangers, avec l’appui de la direction des relations internationales ;
- assure, avec la direction de la formation initiale et continue, le continuum de la formation.
Présentation du Département
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves :
- organise les stages des élèves issus des concours et les stages des élèves du cycle international long, du cycle international de perfectionnement, des administrateurs civils nommés au tour extérieur, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers ;
- est chargée, en lien avec la direction des formations initiale et continue, de l’accompagnement individuel des élèves tout au long de leur scolarité à travers l’organisation et du suivi du parcours individuel et de professionnalisation ;
- est chargée de la sélection des élèves étrangers, avec l’appui de la direction des relations internationales ;
- assure, avec la direction de la formation initiale et continue, le continuum de la formation.
Présentation du Pôle
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves :
- organise les stages des élèves issus des concours et les stages des élèves du cycle international long, du cycle international de perfectionnement, des administrateurs civils nommés au tour extérieur, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers ;
- est chargée, en lien avec la direction des formations initiale et continue, de l’accompagnement individuel des élèves tout au long de leur scolarité à travers l’organisation et du suivi du parcours individuel et de professionnalisation ;
- est chargée de la sélection des élèves étrangers, avec l’appui de la direction des relations internationales ;
- assure, avec la direction de la formation initiale et continue, le continuum de la formation.
Missions
Sous l’autorité de la cheffe de département, le ou la gestionnaire met en œuvre des journées d'échange du tronc commun de formation et assure le suivi administratif de l’activité. Il ou elle apporte une aide régulière à la gestionnaire de l’accompagnement des élèves sur les tâches administratives, logistiques et comptables, participe à l’activité du département en général sur des missions ponctuelles telles que l’accueil des élèves, l’envoi en stage, les épreuves orales et jurys ou encore la rémunération des intervenants ou le suivi budgétaire.
Activités principales
Contribuer à l’organisation des Journées d’échanges du Tronc commun
— Programmer et organiser les événements
— Gérer les viviers d’élèves et de coachs
— Harmoniser les documents de communication et suivre le calendrier de communication
— Construire la répartition des ateliers des journées sur la base des effectifs des écoles participantes
— Coordonner la répartition des animateurs parmi les ateliers, selon un critère géographique
— Assurer l’interface avec les écoles partenaires et les animateurs
— Gérer la rémunération et la prise en charge des frais de mission des animateurs
Contribuer au suivi budgétaire de la direction
— Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi d’activité et de pilotage
— Produire des statistiques, indicateurs et reportings réguliers
Contribuer aux missions de la direction, notamment l’accompagnement des élèves
— Participer à l’organisation d’événements liés à la mission d’accompagnement des élèves
— Participer à la gestion comptable des états de frais et des rémunérations
— Rédiger des comptes rendus et synthèses notamment lors des RETEX
— Apporter son concours à l'ensemble des activités du département et participer à tout projet ou mission transverse relevant du périmètre de la direction, en fonction des besoins du service
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Le télétravail est une option proposée, à raison d’un jour fixe par semaine.
Contraintes particulières liées au poste
— Disponibilité, réactivité
— Pics d’activités, plan de charge inégal selon les moments de l’année
— Quelques déplacements à Paris sont possibles
Profil
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités d’organisation et d’anticipation, votre rigueur, votre sens du relationnel et vos facultés d’adaptation et de rédaction. Vous vous montrez résilient face aux difficultés. Vous aimez travailler en équipe, et savez adapter votre communication à vos interlocuteurs. Vous maîtrisez parfaitement les logiciels bureautiques et avez à cœur de fournir un niveau élevé de prestation en proposant des solutions pratiques et volontiers innovantes.
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissance de l’environnement administratif
→ Connaissance de la géographie et intérêt pour la géo politique
→ Techniques de secrétariat
→ Connaissance du cadre budgétaire et comptable
Savoir-faire
→ Rédiger des courriers
→ Traiter plusieurs dossiers en parallèle
→ Planifier, organiser, respecter des délais
→ Maîtriser les outils de bureautique (Suite Microsoft 365) et outils collaboratifs
Compétences comportementales transverses
→ Esprit d’équipe
→ Organisation, rigueur, anticipation des tâches, adaptation
→ Qualités relationnelles et de présentation (aisance dans les relations au public, y compris interculturelles)
→ Sens du service publique