Agent polyvalent ou agente polyvalente
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
Le secrétariat général est chargé de l'administration et de la coordination au sein de l'Institut national du service public.
Il accompagne le changement et promeut l’innovation.
Il assure la gestion des personnels de l’Institut national du service public, des élèves issus des concours et des stagiaires des cycles préparatoires.
Il prépare et assure l’exécution du budget.
Il définit les conditions dans lesquelles les concours financiers sont accordés par l’Institut national du service public à ses partenaires. Il est chargé du pilotage général de la gestion financière.
Il fournit aux directions de l’Institut national du service public les moyens nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Il impulse et pilote la politique et le schéma directeur relatifs au système d’information et à la transformation digitale.
Il assure l'accueil des élèves, des stagiaires, des auditeurs et des étudiants.
Il organise la procédure d’affectation des élèves entrés à l’Institut national du service public par concours.
Il assure le secrétariat du Conseil d’administration.
Présentation du Département
Le département des moyens généraux et du patrimoine gère le patrimoine mobilier et immobilier des deux sites. A ce titre, il est responsable des travaux, de la maintenance et de la logistique.
Il élabore la politique immobilière de l’INSP via le schéma pluriannuel de stratégie immobilière.
Il est responsable des questions d’hygiène et de prévention des risques.
Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique.
Il contribue à la mise en œuvre des politiques publiques relatives à la responsabilité sociétale et environnementale.
Présentation du Pôle
Le « pôle patrimoine et moyens généraux » assure :
- la programmation et suivi des travaux ;
- l’entretien, la maintenance et la gestion des fluides des bâtiments ;
- l’élaboration et le suivi du plan pluriannuel de maintien du patrimoine ;
- la gestion du service intérieur (aménagements pédagogiques et manifestations, courrier, transport, assistance aux manifestations et visites officielles) ;
- la préparation des travaux de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, et la mise en oeuvre des décisions qui en résultent, en lien avec le département des ressources humaines et du pilotage budgétaire ;
- le traitement des opérations comptables et budgétaires (budget de fonctionnement du site de Paris), en lien avec les départements des ressources humaines et du pilotage budgétaire, des achats et des affaires juridiques ;
- la gestion des prestataires des services du site de Paris ;
- l’optimisation de l’occupation du site et sécurité des accès ;
- la fourniture des moyens matériels nécessaires aux directions ;
- la gestion des demandes de locations extérieures et le suivi des conventions afférentes.
Missions
— Planification et organisation de la mise en œuvre des demandes logistiques de l’aménagement d’espaces en priorité au bénéfice des actions du Département de la formation continue et plus largement, de l’ensemble des activités de l’Institut ;
— Port de plis et courses diverses.
Activités principales
— Préparation de l’agencement des salles de cours, des espaces pédagogiques et des divers locaux de l’Institut conformément aux besoins des utilisateurs et aux règles liées à la sécurité des personnes ;
— Participation à l’organisation matérielle et logistique des événements, colloques, séminaires et réceptions en lien avec les autres agents du pôle, et les agents du département du système d’information et de l’Innovation numérique (notamment le technicien audiovisuel et le technicien informatique présents sur le site parisien) ;
— Gestion du courrier « Arrivée » et « Départ » (tri, ventilation, affranchissement) ;
— Assurer le remplacement de l’hôte(sse), en cas d’absence temporaire ;
— Aide à la mise à jour de l’inventaire physique ;
— Gestion des stocks des fournitures de bureau et des gobelets ;
— Réassort quotidien des fournitures (gobelets, papier…) en cas d’absence du titulaire
— Port de plis urgents et courses diverses à la demande des directions/départements ou pôles de Paris ou de Strasbourg
— Gestion des clés
— Réalisation de petits travaux divers d'entretien du site
— Contribution à la mise en sécurité du site
Activités secondaires
Afin d’assurer la continuité du service, l’agent polyvalent peut être amené, en cas d’absence des assistant(e)s des services concernés et uniquement en cas de nécessité, à réceptionner les prestations de restauration (traiteur).
Moyens mis à disposition
Un PC portable, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
- Travail en binôme afin d’assurer la continuité du service impliquant une capacité à se relayer et à assurer l’ensemble des missions en autonomie en cas d’absence du collègue.
- Confidentialité et discrétion
Profil
Vous disposez d’une première expérience en logistique ou en services généraux. Organisé(e) et réactif(ve), vous êtes à l’aise dans la préparation d’espaces et la gestion de demandes opérationnelles variées. Vous maîtrisez les règles de sécurité et appréciez le travail en équipe dans un environnement dynamique.
Doté(e) d’un excellent sens du service et du relationnel, vous serez un(e) interlocuteur(trice) logistique privilégié(e) du département de la formation continue. Votre réactivité, votre sens de l’écoute et votre capacité d’adaptation vous permettront d’apporter des réponses fiables et adaptées aux besoins des utilisateurs.
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissances de base du fonctionnement de l’organisation administrative française
→ Connaissances générales sur le secourisme
→ Connaissance de la logistique
→ Conduite
Savoir-faire
→ Manipuler les charges et les produits en appliquant les règles de sécurité des matériels et des personnes
→ Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité
→ Gérer des flux, des stocks
→ Utiliser les fonctionnalités de base des outils bureautiques ;
→ Travailler en équipe
→ Organiser une activité
Compétences comportementales transverses
→ Sens de l’initiative
→ Être organisé
→ Être réactif
→ Être à l’écoute
→ Esprit d’équipe
→ Diplomate