Assistante ou assistant de formation
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
Au sein de l’INSP, la direction de la formation initiale et continue pilote l’ensemble des actions liées au recrutement, à la formation et à l’accompagnement des élèves et des cadres supérieurs en développement professionnel. Elle assure notamment l’organisation des concours, la mise en œuvre des enseignements, la coordination des formations et l’appui pédagogique en lien avec les partenaires institutionnels, académiques et internationaux.
Présentation du Département
Le Département de la formation continue (DFC) est chargé de concevoir, organiser et suivre les formations destinées à l’encadrement supérieur et dirigeant de l’État. Il développe des offres adaptées aux besoins des employeurs publics, élabore des actions sur mesure pour les administrations, et met en œuvre des programmes tels que les cycles de perfectionnement ou les formations « Talents », en lien avec la délégation interministérielle à l’encadrement supérieur (DIESE).
Son activité s’inscrit dans une démarche qualité conforme à la certification Qualiopi, garantissant la fiabilité et la traçabilité des dispositifs de formation.
C’est dans ce cadre que s’inscrit l’activité de l’assistant ou assistante de formation qui contribue directement au bon fonctionnement opérationnel des actions de formation. Son rôle est essentiel pour assurer la fluidité des inscriptions, la logistique des sessions, la coordination avec les intervenants et le respect des procédures qualité.
Missions
Au sein du département de la formation continue (DFC), l’assistant ou assistante de formation sera principalement chargé(e) d’assurer la gestion administrative, logistique et le suivi des actions de formation.
Activités principales
En tant qu’assistant ou assistante de formation, vos activités principales au sein de l’équipe sont :
— Gestion des participants : enregistrement des inscriptions (système d’information interne), convocation, attestations, prise en charge et suivi
— Organisation logistique des actions de formations (réservations de salles, planning des intervenants, feuille de présence, gestion des supports pédagogiques)
— Gestion des évaluations des sessions de formations (saisie du questionnaire dans un logiciel dédié, envoi et extraction et mise en forme des réponses)
— Organisation des déplacements des intervenants : ordre de mission, réservation des transports et hébergements
— Accueil téléphonique et physique, gestion de la boite mail générique
— Soutien à la gestion administrative et financière des sessions de formation (rémunération des intervenants, demande de devis et gestion de factures…)
— Relations aux fournisseurs : intervenants et prestataires logistiques
— Rédaction, relecture et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus de réunions, documents pédagogiques, attestations, courriels, etc.
— Participation à l’ensemble des activités du département
Par ailleurs, l’assistant ou assistante de formation pourra être amené(e) à :
— Être en soutien à la réalisation de tableaux de bord, statistiques, reporting
— Être en soutien à la mise en œuvre de formations mises en œuvre par d’autres collègues.
Dans le cadre de ses activités, l’assistant ou assistante de formation intervient dans un environnement soumis à la certification Qualiopi, garantissant la démarche qualité de l’INSP en matière de formation continue. A ce titre, l’assistant ou assistante veille au respect des procédures qualité, à la traçabilité des actions (émargements, évaluation, bilans) et contribue à l’amélioration continue des dispositifs de formation conformément aux exigences du référentiel national.
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
Déplacements ponctuels, discrétion et confidentialité, pics d’activités
Profil
Nous recherchons un profil appréciant le domaine de la formation dans toutes ses dimensions humaines, organisationnelles et pédagogiques ! Intégré(e) à l’équipe des assistants et assistantes de formation, vous êtes un maillon essentiel de l’organisation des sessions de formation qui vous sont confiées.
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités à organiser, à rédiger, votre rigueur, votre sens du relationnel et vos facultés d’adaptation avérées. Vous aimez travailler en équipe, et savez adapter votre communication aux différents publics (participants, intervenants de haut niveau, fournisseurs, …). Vous maîtrisez parfaitement les logiciels bureautiques et avez un goût prononcé pour les outils digitaux et collaboratifs.
Une expérience préalable dans une structure d’enseignement serait un atout pour ce recrutement.
Compétences attendues
Savoirs
→ Environnement administratif, institution et administration
→ Connaissance dans le domaine de la formation
→ Connaissance des plateformes de formation en ligne.
Savoir-faire
→ Savoir accueillir des publics et répondre à leurs demandes, gérer les relations aux différents publics - Maitrise
→ Organiser matériellement des sessions de formation - Maitrise
→ Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs – Maitrise
→ Maîtriser les délais, savoir planifier et prioriser
→ Transmettre des informations, rendre compte
Compétences comportementales transverses
→ Sens de l’organisation, rigueur
→ Sens des relations humaines, esprit d’équipe
→ Sens de l’accueil, écoute
→ Maîtrise de soi, capacité d’adaptation, réactivité
→ Autonomie
→ Sens de la diplomatie, retenue, discrétion