Assistant administratif ou assistante administrative
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France. La direction des stages et de l’accompagnement des élèves :
— Organise les stages des élèves issus des concours et les stages des élèves du cycle international long, du cycle international de perfectionnement, des administrateurs civils nommés au tour extérieur, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers ;
— Est chargée, en lien avec la direction des formations initiale et continue, de l’accompagnement individuel des élèves tout au long de leur scolarité à travers l’organisation et du suivi du parcours individuel et de professionnalisation ;
— Est chargée de la sélection des élèves étrangers, avec l’appui de la direction des relations internationales ;
— Assure, avec la direction de la formation initiale et continue, le continuum de la formation.
Présentation du Département
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves :
— organise les stages des élèves issus des concours et les stages des élèves du cycle international long, du cycle international de perfectionnement, des administrateurs civils nommés au tour extérieur, ainsi que des élèves issus de certaines écoles de service public, civiles et militaires, françaises ou de pays étrangers ;
— est chargée, en lien avec la direction des formations initiale et continue, de l’accompagnement individuel des élèves tout au long de leur scolarité à travers l’organisation et du suivi du parcours individuel et de professionnalisation ;
— est chargée de la sélection des élèves étrangers, avec l’appui de la direction des relations internationales ;
— assure, avec la direction de la formation initiale et continue, le continuum de la formation.
Elle comprend un département des stages, de l’accompagnement des élèves et de la sélection des élèves étrangers.
La direction propose au Directeur de l’Institut national du service public la composition des jurys d’évaluation des stages et les organise. Elle participe, dans les conditions prévues par le décret du 9 novembre 2015 susvisé et le règlement intérieur de l’Institut national du service public, aux jurys d’évaluation des stages des élèves en formation initiale, des élèves du cycle international long et de certains autres cycles concernés par le dispositif d'évaluation des stages.
La direction organise les différentes étapes du parcours individuel et professionnalisation de l’élève.
Elle supervise la passation de l’inventaire de personnalité et anime la relation avec les coaches chargés d’accompagner les élèves durant toute leur scolarité.
Elle constitue les pools de référents métiers et organise, en lien avec les autres services de l’Institut, des rencontres avec ces jeunes professionnels à différents jalons de la scolarité. Elle organise les modules de préparation des élèves à l’entretien professionnel.
La direction des stages et de l’accompagnement des élèves pilote la sélection des candidats étrangers aux cycles internationaux longs de l’Institut national du service public et des instituts régionaux d’administration (IRA), en lien avec les ambassades de France et la direction des relations internationales.
Missions
Sous l’autorité de la cheffe de département, l’assistant ou assistante administratif met en œuvre des journées d'échange du tronc commun de formation et assure le suivi administratif de l’activité. Il ou elle participe à l’activité du département en général sur des missions ponctuelles telles que l’accueil des élèves, l’envoi en stage, les épreuves orales et jurys ou encore la rémunération des intervenants, le suivi budgétaire et sur des missions liées à l’accompagnement.
Activités principales
Contribuer à l’organisation des Journées d’échanges du Tronc commun
— Programmer et organiser les événements
— Gérer les viviers d’élèves et de coaches
— Harmoniser les documents de communication et suivre le calendrier de communication
— Construire la répartition des ateliers des journées sur la base des effectifs des écoles participantes
— Coordonner la répartition des animateurs parmi les ateliers, selon un critère géographique
— Assurer l’interface avec les écoles partenaires et les animateurs
— Gérer la rémunération et la prise en charge des frais de mission des animateurs
— Contribuer à la réflexion sur l’évolution des journées du tronc commun vers un modèle plus léger et moins coûteux, reposant davantage sur l’auto-organisation par les élèves, et mettre en œuvre le nouveau modèle défini collectivement
Contribuer au suivi budgétaire de la direction
— Remplir des tableaux de bord
— Établir des statistiques simples
Contribuer aux nouvelles missions de la direction, notamment l’évaluation et l’accompagnement des élèves
— Participer à la préparation et aux suites des conseils d’apprentissage ;
— Participer à l’organisation d’événements liés à la mission d’accompagnement des élèves
— Contribuer, en fonction des besoins et des échéances, à tout autre activité de la direction
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Le télétravail est une option proposée, à raison d’un jour fixe par semaine.
Contraintes particulières liées au poste
— Disponibilité, réactivité
— Pics d’activités, plan de charge inégal selon les moments de l’année
— Quelques déplacements à Paris sont possibles
Profil
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités d’organisation et d’anticipation, votre rigueur, votre sens du relationnel et vos facultés d’adaptation et de rédaction. Vous vous montrez résilient face aux difficultés. Vous aimez travailler en équipe, et
savez adapter votre communication à vos interlocuteurs. Vous maîtrisez parfaitement les logiciels bureautiques et avez à cœur de fournir un niveau élevé de prestation en proposant des solutions pratiques et volontiers innovantes.
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissance de l’environnement administratif
→ Connaissance de la géographie
→ Techniques de secrétariat
Savoir-faire
→ Rédiger des courriers
→ Traiter plusieurs dossiers en parallèle
→ Planifier et respecter des délais
→ Maîtriser les outils de bureautique (Suite Microsoft 365) et outils collaboratifs
Compétences comportementales transverses
→ Esprit d’équipe
→ Organisation, rigueur, anticipation des tâches, adaptation
→ Qualités relationnelles et de présentation (aisance dans les relations au public, y compris interculturelles)
→ Sens du service public