Responsable du pôle patrimoine et moyens généraux
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
Le secrétariat général est chargé de l'administration et de la coordination au sein de l'Institut national du service public.
Il accompagne le changement et promeut l’innovation.
Il assure la gestion des personnels de l’Institut national du service public, des élèves issus des concours et des stagiaires des cycles préparatoires.
Il prépare et assure l’exécution du budget.
Il définit les conditions dans lesquelles les concours financiers sont accordés par l’Institut national du service public à ses partenaires. Il est chargé du pilotage général de la gestion financière.
Il fournit aux directions de l’Institut national du service public les moyens nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Il impulse et pilote la politique et le schéma directeur relatifs au système d’information et à la transformation digitale.
Il assure l'accueil des élèves, des stagiaires, des auditeurs et des étudiants.
Il organise la procédure d’affectation des élèves entrés à l’Institut national du service public par concours.
Il assure le secrétariat du Conseil d’administration.
Présentation du Département
Le département des moyens généraux et du patrimoine gère le patrimoine mobilier et immobilier des deux sites. A ce titre, il est responsable des travaux, de la maintenance et de la logistique. Il élabore la politique immobilière de l’INSP via le schéma pluriannuel de stratégie immobilière. Il est responsable des questions d’hygiène et de prévention des risques. Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique. Il contribue à la mise en œuvre des politiques publiques relatives à la responsabilité sociétale et environnementale.
Le département est structuré en trois pôles :
A Strasbourg :
- le pôle « patrimoine et maintenance » ;
- le pôle « moyens généraux ».
A Paris :
- le pôle « patrimoine et moyens généraux ».
Présentation du Pôle
Le « pôle patrimoine et moyens généraux » assure :
- la programmation et suivi des travaux ;
- l’entretien, la maintenance et la gestion des fluides des bâtiments ;
- l’élaboration et le suivi du plan pluriannuel de maintien du patrimoine ;
- la gestion du service intérieur (aménagements pédagogiques et manifestations, courrier, transport, assistance aux manifestations et visites officielles) ;
- la préparation des travaux de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, et la mise en oeuvre des décisions qui en résultent, en lien avec le département des ressources humaines et du pilotage budgétaire ;
- le traitement des opérations comptables et budgétaires (budget de fonctionnement du site de Paris), en lien avec les départements des ressources humaines et du pilotage budgétaire, des achats et des affaires juridiques ;
- la gestion des prestataires des services du site de Paris ;
- l’optimisation de l’occupation du site et sécurité des accès ;
- la fourniture des moyens matériels nécessaires aux directions ;
- la gestion des demandes de locations extérieures et le suivi des conventions afférentes.
Missions
Le titulaire est chargé de mettre en œuvre la politique d’exploitation, de maintenance et d’entretien du bâtiment et des équipements dans le respect de la réglementation, des règles d’hygiène et de sécurité.
Il assure le service intérieur et pilote le soutien matériel des directions, départements et pôles.
Il coordonne et gère l’équipe au sein du pôle. Il accompagne ses agents dans le développement de leurs compétences. Il peut, en cas d’absence, supporter une partie de leurs missions pour garantir un service minimum.
Enfin, le titulaire du poste assure :
— La fonction d’assistant de prévention sur le site de Paris,
— La fonction de régisseur titulaire d’avances et de recettes.
Activités principales
Activités liées au moyens généraux :
— Organiser l'activité du pôle en établissant les différents plannings d’intervention
— Gérer l’occupation du site et la sécurité des accès en lien avec les autres directions
— Contrôler et assurer le suivi des prestations de service, d’entretien et de maintenance
— Réaliser des opérations de maintenance, de réparation et d’entretien de premier niveau en régie en lien avec l’équipe d’agents polyvalents
— Coordonner un ensemble d’activités qui concourent au bon fonctionnement :
o Du service : courrier, réception des livraisons, gestion administrative,
o Du site : entretien, maintenance de premier niveau, propreté, entretien et sécurité des espaces communs.
— Participer à la préparation des salles de cours et des espaces pédagogiques (aménagement, équipements, …)
— Assurer les dépôts et retraits de plis vers les administrations, ambassades, ministères, en particulier pour la gestion des visas et passeports ;
— Coordonner l’approvisionnement des espaces communs (papier, cartons et fournitures de bureau et réassort en gobelets, ...) et suivre la gestion des stocks ;
— Mettre en service / intervenir (allumer, éteindre, mettre sous tension) sur tout appareil électrique ou électronique nécessaire au bon fonctionnement de l’Institut et notamment sur les différents dispositifs pédagogiques et de communication, en cas de besoin ;
— Participer à l’organisation matérielle et à la préparation de colloques, séminaires et diverses réceptions et travailler en étroite collaboration avec les agents en charge de l’informatique et audiovisuel pour l’organisation de ces différentes manifestations.
Activités liées à l’hygiène et la sécurité :
— Assurer la fonction d’assistant de prévention sur le site de Paris
— Collaborer aux travaux du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
— Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités
Activités liées à la gestion du patrimoine :
— Participer à la création et la réflexion sur les investissements futurs pour le site de Paris
— Mettre en œuvre les travaux et investissements prévus au PPI sur le site de Paris
Activités liées à la politique des achats, à la passation et à l’exécution des marchés publics et contrats, dans son périmètre de responsabilité :
— Contribuer à l’élaboration de la politique des achats de l’Institut : recensement des besoins, rédaction des documents des marchés en liaison avec le département des achats et affaires juridiques (analyse et rédaction du rapport d’analyse des offres, mise en œuvre, suivi et contrôle des marchés, suivi budgétaire et comptable)
— Contribuer à la bonne application de la politique d’achats pour les opérations et prestations ne faisant pas l’objet d’un marché
Activités managériales, budgétaires et comptables :
— Animer, encadrer et évaluer l’équipe
— Participation à la préparation des budgets initiaux et des budgets rectificatifs de son pôle
— Suivre et contrôler l’exécution budgétaire de son pôle
— Suivre les tableaux de bord et établir des statistiques
Dossier spécifique :
— Assure la fonction de régisseur d’avances et de recettes
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
Déplacements, travail en soirée ou le week-end, pics d’activités, discrétion et confidentialité.
Titulaire du permis B.
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissances en bâtiment ERP
→ Connaissance approfondie des réglementations en vigueur requises en ERP (sûreté, sécurité, accessibilité)
→ Connaissance du droit et procédures des marchés publics de travaux
→ Bonnes connaissances des procédures budgétaires
→ Veille réglementaire
Savoir-faire
→ Conduire et suivre des projets complexes, parfois en parallèle
→ Savoir piloter un chantier en terme technique et de management des entreprises, BE et BC
→ Rigueur et précision dans l’exécution technique et l’optimisation des solutions proposées
→ Maîtrise des logiciels de bureautique, DAO (Autocad)
→ Animer une équipe
Compétences comportementales transverses
→ Rigueur pour les activités de suivi
→ Anticipation, et organisation
→ Esprit d’équipe et aptitude à travailler en transversalité pour une réussite des projets
→ Qualités relationnelles avec les interlocuteurs extérieurs (entreprises, bureau d’études et de contrôle, MOE) et internes (personnel et élèves)
→ Capacité d’adaptation