Assistant ou assistante de direction
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel opérateur public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs et dirigeants de l’État. École d’application d’excellence des futurs administrateurs de l’État, il a pour missions de nouer des partenariats avec le monde universitaire et académique, en France et à l’international, et de contribuer au rayonnement international de la France. Le siège de l’INSP est localisé à Strasbourg et l’Institut dispose également d’une antenne parisienne.
Présentation du Pôle
Le cabinet a en charge d’assister le Directeur de l’Institut dans la réalisation de l’ensemble de ses missions. Il coordonne l’organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements du Directeur. Il élabore les dossiers, argumentaires et discours en lien avec les directions. Il a en charge la gestion des questions administratives relevant du cabinet et de la Direction. Il gère les agents rattachés directement au Directeur. Il assure la promotion des activités du Directeur dans le domaine de la communication et des relations presse, en étroite collaboration avec le pôle « communication ». En charge du protocole, le cabinet du Directeur organise et pilote les visites officielles.
Missions
- Participer à la coordination des activités administratives du Cabinet et l’organisation de rendez-vous, réunions, dossiers et déplacements de la directrice, de la directrice de la transformation et de la gouvernance et du chargé de mission rattaché auprès de la direction
- Participer à la promotion des activités de l’Institut dans le domaine de la communication et des relations presse avec la cheffe de cabinet, en étroite collaboration avec le pôle Communication
- Assurer le remplacement du secrétariat particulier de la directrice de l’INSP et de la Directrice de la Transformation et de la Gouvernance en cas d’absence
- Assurer un rôle d’interface entre les directions et services de l’Institut et l’extérieur
- Appuyer ponctuellement les directions dans l’organisation de certains évènements
Activités principales
- Activités administratives du Cabinet et organisation de l’activité de la directrice, de la directrice de la transformation et de la gouvernance et le chargé de mission placé auprès de la directrice :
o Suivre les dossiers et la mise en œuvre des décisions de la directrice
o Organiser ou coordonner les visites officielles sur le site de Paris
Protocole, organisation et suivi des agendas, déplacements et dossiers
o Accueil téléphonique et physique
o Application et contrôle des règles de protocole
o Gestion des entretiens de la directrice, coordination des échéances
o Préparation des dossiers journaliers de la directrice sur le site de Paris (rédaction d’éléments, suivi des demandes faites aux différentes directions pour la constitution des dossiers, relecture et synthèse des éléments reçus de la part des directions pour les dossiers de la directrice)
o En cas d’absence du secrétariat particulier, assurer la prise en charge logistique des déplacements et missions de la directrice : ordre de mission, transport, hébergement, restauration, etc.
o Participer à la gestion de l’agenda de la directrice en lien avec son secrétariat particulier : planification, prise de rendez-vous et organisation logistique des réunions
- Secrétariat et protocole :
o Rédaction, mise en forme et relecture de courriers, notes, comptes rendus de réunions, argumentaires, fiches synthétiques, attestations et réponses aux vœux
o Enregistrement, traitement et suivi du courrier et courriels, diffusion dans les services
o Traitement des messages et des contacts
o Traitement et suivi des parapheurs des directions
o Veille active dans le périmètre des activités et missions de la directrice
o Contribution à la mise en place de procédures
o Mise à jour des bases de données (fichiers, annuaires), préparation et suivi de tableaux de bord et statistiques
- Promotion des activités de l’Institut :
o Participer à la représentation de l’INSP et à la promotion de l’image de l’Institut
o Présenter les activités de l’INSP
o Assurer le recueil, l’analyse et le traitement d’informations
o Participer à la rédaction d’argumentaires, et communiqués de presse
o Participer à l’évaluation des impacts médiatiques
o Organiser des interviews, des évènements, reportages, etc
o Participer à la mise en œuvre des actions de communication internes et externes liées aux activités et dossiers portés par la directrice, en lien avec le pôle Communication
Activités secondaires
- Activités transverses :
o Appui ponctuel aux directions dans l’organisation de certains événements
o Classement et archivage sur site de Paris
Relations fonctionnelles
Au sein du cabinet de la directrice, l’assistante de direction basée à Paris a des relations avec l’ensemble des directions, départements et pôles de l’Institut. Elle entretient des relations de travail étroites avec l’adjointe à la directrice de l’INSP, directrice de la transformation et de la Gouvernance, le chargé de mission rattaché auprès de la directrice, le secrétariat particulier de la directrice basé à Strasbourg, le pôle communication et les membres du comité de direction.
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
Déplacements ponctuels à Strasbourg
Disponibilité et flexibilité horaire : une permanence doit avoir lieu de 9H à 17H tous les jours. En cas de congés ou absence du secrétariat particulier, le relais est pris par l’équipe du Cabinet.
Profil
Vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’équipe rapprochée de la directrice en fournissant un soutien administratif et organisationnel de qualité au quotidien. Organisation, rigueur, dynamisme, loyauté et discrétion, vous aimez travailler en équipe ! Vous êtes bienveillant et savez être à l’écoute de l’ensemble de vos interlocuteurs et appréciez être une personne ressource. Vous maitrisez parfaitement les techniques de secrétariat de haut niveau ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs, pour lesquels vous avez une vraie appétence.
Vous justifiez d’une expérience significative dans l’assistanat de direction auprès de dirigeants ou de hauts fonctionnaires.
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissances générales du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique - Maitrise
→ Maîtrise des techniques de secrétariat - Maitrise
→ Très bonne connaissance des règles de protocole - Maitrise
→ Connaissance des procédures et règles budgétaires
Savoir-faire
→ Planifier et respecter des délais - Maitrise
→ Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs - Expertise
→ Accueillir un public multiculturel et gérer des interlocuteurs de haut niveau (experts, diplomates, …) - Maitrise
→ Maîtrise de la rédaction d’écrits administratifs - Application
→ Capacité de veille et d’alerte pour la direction
→ Rendre compte de son activité et ses difficultés à sa hiérarchie
Compétences comportementales transverses
→ Respect de la confidentialité, et des consignes, loyauté- Maitrise
→ Sens de l’organisation, rigueur et méthodologie - Expertise
→ Réactivité et autonomie - Maitrise
→ Excellent relationnel et esprit équipe
→ Capacités d’analyse et de synthèse