Chef.fe du département des moyens généraux et du patrimoine
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
Le secrétariat général est chargé de l'administration et de la coordination au sein de l'Institut national du service public.
Il accompagne le changement et promeut l’innovation.
Il assure la gestion des personnels de l’Institut national du service public, des élèves issus des concours et des stagiaires des cycles préparatoires.
Il prépare et assure l’exécution du budget.
Il définit les conditions dans lesquelles les concours financiers sont accordés par l’Institut national du service public à ses partenaires. Il est chargé du pilotage général de la gestion financière.
Il fournit aux directions de l’Institut national du service public les moyens nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Il impulse et pilote la politique et le schéma directeur relatifs au système d’information et à la transformation digitale.
Il assure l'accueil des élèves, des stagiaires, des auditeurs et des étudiants.
Il organise la procédure d’affectation des élèves entrés à l’Institut national du service public par concours.
Il assure le secrétariat du Conseil d’administration.
Présentation du Département
Le département des moyens généraux et du patrimoine gère le patrimoine mobilier et immobilier des deux sites représentant un total de près de 17 000 m2 de surface utile brute (12500m2 à Strasbourg et 4300m2 à Paris). A ce titre, il est responsable des travaux, de la maintenance, de la logistique et de tout le facility management de l’établissement visant de garantir un environnement de travail efficace, sûr et confortable pour les agents. Il élabore la politique immobilière de l’INSP via le schéma pluriannuel de stratégie immobilière. Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique. Il contribue à la mise en œuvre des politiques publiques relatives à la responsabilité sociétale et environnementale.
Le département est structuré en trois pôles :
A Strasbourg :
— le pôle « patrimoine et maintenance » ;
— le pôle « moyens généraux ».
A Paris :
— le pôle « patrimoine et moyens généraux ».
Missions
Sur les sites de Strasbourg et de Paris, vous êtes chargé ou chargée d’organiser, piloter, et coordonner les ressources et moyens logistiques. Vous êtes garant·e de la qualité, de la continuité et de l’optimisation des services rendus aux usagers et aux personnels.
Vous pilotez la politique patrimoniale, vous proposez et mettez en œuvre l’optimisation et la modernisation de la politique d'exploitation et d'entretien des bâtiments et des équipements dans le respect des règles d'hygiène et de sécurité.
Activités principales
En lien étroit avec les responsables de pôles et les agents du département, les autres directions, départements et pôles des sites de Strasbourg et de Paris et en intégrant une démarche de responsabilité sociétale et environnementale, vous avez la charge de :
Facility management et moyens généraux :
— Accompagner les équipes dans le pilotage et le suivi des services généraux du quotidien et le contrôle des prestations externes : courrier, reprographie, gestion des salles, fournitures, mobilier, restauration
— Accompagner les équipes dans le pilotage et le suivi de la politique de maintenance et d’entretien du patrimoine et des équipements
— Superviser les prestations externalisées liées aux moyens généraux, la politique de maintenance et d’entretien du patrimoine et des équipements : maintenance, propreté, sécurité, accueil, etc.)
— Gérer les prestations de restauration pour les agents et les élèves
— Veiller à l’optimisation de l’occupation des espaces de travail, à l’aménagement fonctionnel des locaux et à la gestion des déménagements internes
— Assurer la gestion logistique lors d’événements internes (réunions, séminaires, accueil de publics…)
Gestion patrimoniale, sécurité et conformité :
— Mettre en œuvre le schéma pluriannuel de stratégie immobilière (SPSI) 2024-2028 en élaborant la politique de gestion du patrimoine immobilier et les plans pluriannuels d’investissements (PPI)
— Planifier, conduire et coordonner les opérations de maintenance et d’amélioration du parc immobilier et des équipements, en collaboration avec l’équipe interne et les prestataires externes
— Assurer la conformité des installations aux normes de sécurité et environnementales
— Suivre les contrôles réglementaires et garantir la conformité des installations (sécurité incendie, accessibilité, hygiène, sécurité sanitaire...)
— Élaborer et mettre en œuvre les plans de continuité d’activités (PCA)
— Participer aux travaux du CHSCT en lien avec les services RH et assurer le suivi des actions en matière d’hygiène, sécurité et conditions de travail
— Programmer et coordonner les actions liées à la prévention des risques et à la sécurité des bâtiments et des personnes (surveillance, sécurité incendie, sécurité sanitaire, ergonomie)
— Participer à la désignation et à l’animation des équipiers d’évacuation-incendie, des sauveteurs secouristes du travail
— Exercer les fonctions d’assistant de prévention sur le site de Strasbourg
Management et pilotage :
— Manager une équipe pluridisciplinaire de 17 agents, incluant des responsables de pôles, des agents administratifs, techniques et logistiques
— Assurer la formation et le développement des compétences des collaborateurs
— Proposer des solutions pour améliorer l’efficacité des services tout en maintenant une qualité de service (ex : amélioration des conditions de travail des prestataires) en tenant compte des contraintes budgétaires
Budget, achats et pilotage des ressources :
— Identifier et planifier les besoins budgétaires en fonctionnement et investissement, suivre les dépenses et optimiser les coûts,
— Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des marchés publics et des contrats en collaboration avec le département des achats.
— Élaborer les outils de pilotage (tableaux de bord, plannings, suivis de prestations) pour assurer la traçabilité et l’efficacité des actions.
Transition écologique, en lien avec le responsable QHSTE :
— Accompagner la mise en œuvre de la feuille de route de transition écologique.
— Mettre en place une politique de réduction des consommations d’énergie afin d’atteindre les objectifs du décret tertiaire.
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
— Astreintes 1 semaine, du lundi au lundi tous les 2 mois (soir et week-end)
— Déplacements fréquents à Paris
Profil
Titulaire d'un diplôme de niveau supérieur ou possédant une expérience confirmée et réussie dans la gestion des services généraux et le facility management, vous disposez de compétences avérées dans la gestion dans la maintenance, l’exploitation des bâtiments et la gestion des prestataires.
Doté de compétences managériales et organisationnelles solides, vous avez la capacité de piloter une activité pluridisciplinaire et de faire face aux imprévus. Vous savez coordonner des actions transversales et fédérer des équipes autour d’objectifs partagés. Vous êtes reconnu·e pour vos qualités relationnelles, votre sens du service et votre capacité à travailler en réseau avec des interlocuteurs internes et externes.
Vous aimez le travail en équipe et en transversalité, et vous possédez des qualités d'écoute, de méthode ainsi que d'une disponibilité adaptée au niveau du poste.
Organisé·e et rigoureux·se, vous savez faire appliquer les règles en matière d’hygiène, de sécurité au travail, de sûreté des locaux et de conformité réglementaire. Vous savez planifier et suivre les interventions techniques et les prestations de services, en lien avec les obligations contractuelles et réglementaires.
Vous êtes autonome et savez rendre compte en construisant des tableaux de bords d'activités, et en rédigeant de manière synthétique des rapports ou études.
Vous avez la capacité d’élaborer et de justifier des budgets prévisionnels pour les projets et équipements mobiliers et immobiliers dont vous contrôlez l’exécution, dans le cadre de marchés publics de travaux et contrats de maintenance notamment.
Compétences attendues
Savoirs :
→ Connaissances générales du fonctionnement de l’organisation administrative française
→ Connaissances générales de la réglementation applicable au patrimoine bâti et aux établissements recevant du public
→ Connaissances générales des normes et procédures d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
→ Connaissances générales des règles et procédures budgétaires et contentieuses applicables aux marchés publics
Savoir-faire :
→ Maîtriser l’animation et le management d’une équipe pluridisciplinaire et communiquer avec son équipe
→ Proposer et conseiller en déterminant des plans d’actions et des orientations stratégiques
→ Maitriser les techniques de conduite d'opérations et de projets en planifiant et en respectant les délais
→ Exploiter les documentations techniques et réaliser les opérations en conformité
→ Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité dans des situations courantes
→ Mettre en œuvre les procédures et les règles de façon très rigoureuse
→ Conduire et animer une réunion complexe et spécialisée
→ Savoir déléguer
→ Gérer le budget en concevant des tableaux de bord de suivi et contrôler les opérations comptables
Compétences comportementales transverses :
→ Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse
→ Anticiper et être organisé
→ Capacité d’adaptation
→ Gérer le stress
→ Avoir une aisance dans les relations
→ Esprit d’équipe
→ Être à l’écoute
→ Leadership
→ Sens de la confidentialité et de la discrétion