Gestionnaire du suivi des contrats de prestation de services, référent manifestations
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Présentation de la Direction
Le secrétariat général est chargé de l'administration et de la coordination au sein de l'Institut national du service public.
Il accompagne le changement et promeut l’innovation.
Il assure la gestion des personnels de l’Institut national du service public, des élèves issus des concours et des stagiaires des cycles préparatoires.
Il prépare et assure l’exécution du budget.
Il définit les conditions dans lesquelles les concours financiers sont accordés par l’Institut national du service public à ses partenaires. Il est chargé du pilotage général de la gestion financière.
Il fournit aux directions de l’Institut national du service public les moyens nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Il impulse et pilote la politique et le schéma directeur relatifs au système d’information et à la transformation digitale.
Il assure l'accueil des élèves, des stagiaires, des auditeurs et des étudiants.
Il organise la procédure d’affectation des élèves entrés à l’Institut national du service public par concours.
Il assure le secrétariat du Conseil d’administration.
Présentation du Département
Le département des moyens généraux et du patrimoine gère le patrimoine mobilier et immobilier des deux sites. A ce titre, il est responsable des travaux, de la maintenance et de la logistique. Il élabore la politique immobilière de l’INSP via le schéma pluriannuel de stratégie immobilière. Il est responsable des questions d’hygiène et de prévention des risques. Il participe à la rédaction et à la mise en œuvre des plans de continuité d’activités et du document unique. Il contribue à la mise en œuvre des politiques publiques relatives à la responsabilité sociétale et environnementale.
Le département est structuré en trois pôles :
A Strasbourg :
- le pôle « patrimoine et maintenance » ;
- le pôle « moyens généraux ».
A Paris :
- le pôle « patrimoine et moyens généraux ».
Présentation du Pôle
Le « pôle patrimoine et moyens généraux » assure :
- la programmation et suivi des travaux ;
- l’entretien, la maintenance et la gestion des fluides des bâtiments ;
- l’élaboration et le suivi du plan pluriannuel de maintien du patrimoine ;
- la gestion du service intérieur (aménagements pédagogiques et manifestations, courrier, transport, assistance aux manifestations et visites officielles) ;
- la préparation des travaux de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, et la mise en oeuvre des décisions qui en résultent, en lien avec le département des ressources humaines et du pilotage budgétaire ;
- le traitement des opérations comptables et budgétaires (budget de fonctionnement du site de Paris), en lien avec les départements des ressources humaines et du pilotage budgétaire, des achats et des affaires juridiques ;
- la gestion des prestataires des services du site de Paris ;
- l’optimisation de l’occupation du site et sécurité des accès ;
- la fourniture des moyens matériels nécessaires aux directions ;
- la gestion des demandes de locations extérieures et le suivi des conventions afférentes.
Missions
Il assure, sous le contrôle du responsable de pôle, la gestion et le suivi des contrats de prestation de services et marchés publics (sécurité, accueil, nettoyage, espaces verts notamment).
Il participe à la bonne exécution des procédures financières. Il assure une gestion comptable et budgétaire des dépenses et recettes en lien avec le responsable de pôle infrastructure et maintenance.
Il coordonne les manifestations pour le site de Paris en lien avec les services organisateurs.
Il est en appui des équipes opérationnelles en cas de besoin logistique.
En cas d’absence du responsable de pôle, il est le référent des moyens généraux et du patrimoine sur le site de Paris.
Activités principales
Gestion des contrats, marchés publics et budget
- Gestion des prestataires de services :
- Assurer l’interface avec les prestataires et les fournisseurs
- Organiser l’accueil, la mise en place opérationnelle et le suivi des contrats avec les nouveaux prestataires
- Mettre en place et piloter les points périodiques de rencontre avec les prestataires
- Suivre quotidiennement les interventions des sociétés prestataires et suivre toute anomalie ou dysfonctionnement constaté au responsable de pôle
- Concevoir et gérer des tableaux de bords pour le suivi des prestations de services et assurer un reporting régulier
- Suivre les plans de progrès et d’améliorations des prestataires
- Gestion budgétaire des contrats et prestations de services pour tout le site parisien,
- Préparer les demandes d’engagement juridique et de bon de commande
- Contrôler la gestion budgétaire des contrats et des marchés
- Participation au processus de préparation budgétaire (budgets initial et rectificatifs)
- En lien avec le Responsable du pôle et le Département des achats et des affaires juridiques, participer aux procédures de marchés publics (évaluation des besoins, à la rédaction des CCTP et analyse des offres dans le cadre des procédures de marchés publics).
Coordination des manifestations internes et externes
- Prise en charge des locations extérieures
- Prise en charge administrative des demandes de locations du site de Paris et de leur suivi : traiter les demandes du site internet, évaluer les besoins de la manifestation, rédaction des conventions, réservation des salles, accompagnement lors des visites de repérage, mise en place de la logistique et de la sécurité en lien avec le prestataire de sécurité
- Suivi des encaissements de locations en lien avec le SFACT (service facturier)
- Etablissement d’un tableau de bord des locations extérieures et réalisation du bilan de l’année
- Coordination de l’organisation des manifestations sur le site de Paris
- Préparation et coordination de l’évènement en lien avec le service organisateur :
- Rencontre avec le commanditaire pour comprendre les besoins
- Préconisations sur la faisabilité et définition des contraintes
- Rédaction du cahier des charges, établissement de la fiche de besoins et suivi
- Constitution des équipes et participation aux réunions préparatoires
- Etablissement et suivi du rétro-planning
- Surveillance du bon déroulé de l’évènement
- Liaison entre les différentes équipes
- Gestion des problèmes
Opérations
- Gestion de l’inventaire physique du site
- Validation de l’occupation des salles
- Support occasionnel des équipes d’appariteurs en cas d’une demande importante et occasionnelle de moyens logistiques :
- Réorganisation des espaces de travail en lien avec les services demandeurs.
- Participation à la rédaction du plan pluriannuel de maintien du patrimoine
- Propose des solutions pour l’amélioration du fonctionnement des services du site de Paris.
- Participe à la construction et au déploiement du plan de transition écologique, en lien avec le responsable QHSTE
- Est en charge de relayer les informations relatives aux divers évènements du site de Paris vers le service communication.
- Préparation de l’agencement des salles de cours, des espaces pédagogiques et des divers locaux de l’Institut conformément aux besoins des utilisateurs et aux règles liées à la sécurité des personnes
- Participation à l’organisation matérielle et logistique des colloques, séminaires et réception
- Réassort quotidien des fournitures
- Port de plis urgents et courses diverses à la demande des directions / départements ou pôles de Paris ou Strasbourg
Moyens mis à disposition
Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).
Contraintes particulières liées au poste
Confidentialité et discrétion
Permis B exigé.
Profil
Vous aimez le contact, la gestion opérationnelle de terrain et savez répondre de manière concrète aux situations quotidiennes. Vous disposez de qualités d’analyse et de synthèse et avez des compétences organisationnelles solides. Une expérience complémentaire dans le domaine des marchés publics, de la comptabilité et de la gestion administrative serait appréciée.
Compétences attendues
Savoirs
→ Connaissances du fonctionnement de l’organisation administrative française
→ Procédures et règles comptables et budgétaires
→ Réglementation de la comptabilité publique
→ Connaissances des procédures des marchés publics
→ Connaissances de la gestion des contrats de prestation (sécurité, accueil, nettoyage, espaces verts notamment)
→ Bonnes connaissances des métiers liés à l’exploitation immobilière
→ Connaissance de la logistique
Savoir-faire
→ Pratique des systèmes d’information budgétaire et comptable
→ Rédaction de courriers administratifs
→ Planifier et organiser, gestion des priorités
→ Rechercher, identifier et exploiter les informations
→ Alerter sur les contraintes, les difficultés et problèmes et rendre compte à sa hiérarchie
→ Manipuler les charges et les produits en appliquant les règles de sécurité des matériels et des personnes
→ Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité
→ Gérer des flux, des stocks
→ Maîtrise des outils bureautiques et métiers (notamment tableurs)
→ Travailler en équipe
Compétences comportementales transversales
→ Sens de l’initiative
→ Être organisé
→ Être réactif
→ Être à l’écoute
→ Esprit d’équipe
→ Diplomate
→ Sens du service client
→ Très bon relationnel
→ Adaptabilité face à différents publics