Assistant.e, gestionnaire de projets

L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.

Présentation de la Direction

La direction des relations internationales exerce la responsabilité de l’ensemble des relations de l’Institut national du service public avec les partenaires extérieurs pour les actions de coopération. Elle promeut et conduit la coopération administrative internationale de l’Institut national du service public. Elle propose des programmes de formation sur des thématiques internationales à des publics français et étrangers.

Elle apporte son soutien en tant que de besoin à la direction des stages et de l’accompagnement des élèves pour la sélection des élèves internationaux. Elle est associée à l’ensemble des actions internationales mises en œuvre par les directions de l’Institut national du service public, notamment les relations avec les autres écoles et leurs réseaux internationaux. Elle organise la veille et la prospection relatives aux projets des agences et bailleurs européens et internationaux et la coordination des réponses aux appels d’offres.

Elle est l’interlocutrice privilégiée :

de la composante internationale de la direction générale de l’administration et de la fonction publique ;
du ministère de l’Europe et des affaires étrangères, ainsi que du réseau diplomatique ;
des services et organismes dépendant des autres ministères chargés de la coopération administrative internationale ;
du point de contact national des jumelages du secrétariat général aux affaires européennes,
des institutions du groupe Agence française de développement ;
des agences de coopération étrangères et des bailleurs de fonds européens et internationaux.

Elle met en œuvre les actions de coopération de l’Institut national du service public, tant bilatérales que multilatérales, qu’il s’agisse d’actions de coopération conduites à l’étranger ou d’actions ayant lieu en France. Elle promeut les formations offertes par l’Institut national du service public à des publics étrangers et tient à jour l’ensemble des informations relatives aux partenaires bilatéraux et multilatéraux de l’Institut national du service public.

Elle coordonne ou assure, en tout ou en partie, la mise en œuvre des contrats remportés. La direction des relations internationales est chargée du suivi des anciens élèves et auditeurs étrangers. Elle est l’interlocutrice principale de l’Association SERVIR - Alumni de l'ENA et de l'INSP pour l’animation de son réseau international. Elle contribue à l’action d’information et de communication de l’Institut national du service public sur ses activités internationales.

Présentation du Pôle

Elle propose des programmes de formation sur des thématiques internationales à des publics français et étrangers.

Elle apporte son soutien en tant que de besoin à la direction des stages et de l’accompagnement des élèves pour la sélection des élèves internationaux.

Elle est associée à l’ensemble des actions internationales mises en œuvre par les directions de l’Institut national du service public, notamment les relations avec les autres écoles et leurs réseaux internationaux.

Elle organise la veille et la prospection relatives aux projets des agences et bailleurs européens et internationaux et la coordination des réponses aux appels d’offres.

Elle est l’interlocutrice privilégiée :

de la composante internationale de la direction générale de l’administration et de la fonction publique ;
du ministère de l’Europe et des affaires étrangères, ainsi que du réseau diplomatique ;
des services et organismes dépendant des autres ministères chargés de la coopération administrative internationale ;
du point de contact national des jumelages du secrétariat général aux affaires européennes,
des institutions du groupe Agence française de développement ;
des agences de coopération étrangères et des bailleurs de fonds européens et internationaux;

Elle prépare et transmet les réponses de l'Institut national du service public aux appels d'offres européens et internationaux, en liaison avec les autres directions de l'Institut national du service public. Elle coordonne ou assure, en tout ou en partie, la mise en œuvre des contrats remportés.

La direction des relations internationales est chargée du suivi des anciens élèves et auditeurs étrangers. Elle est l’interlocutrice principale de l’Association SERVIR - Alumni de l'ENA et de l'INSP pour l’animation de son réseau international.

Elle contribue à l’action d’information et de communication de l’Institut national du service public sur ses activités internationales.

Missions

— Contribuer aux fonctions supports de la coopération administrative internationale sur les projets menés par la DRI,

— Organiser et gérer la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation et des visites officielles, visites d’étude et missions à l’étranger de l’INSP, sur le plan logistique, administratif et financier.

Activités principales

Organisation

— Accueillir les visiteurs et interlocuteurs institutionnels de la DRI (conférenciers, délégations étrangères)

— Organiser sur le plan logistique et matériel, des visites officielles, visites d’étude et missions à l’étranger de la zone géographique de référence, en liaison avec les chargés de projets

Gestion administrative et financière

— Suivi des intervenants : nomination, contrats, déplacements, rémunération

— Suivi de l’exécution budgétaire des projets en portefeuille

— Gestion des dépenses : bons de commande, saisie des services faits, vérification des états de frais et des factures sur le portefeuille de projets

— Gestion et suivi des recettes en liaison avec les chargés de projets

— Réaliser des statistiques, des bilans

Moyens mis à disposition

Un PC portable, possibilité de télétravail, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).

Contraintes particulières liées au poste

Pics d’activité en fin de journée et soirée en lien avec l’accueil d’événements et de délégations.

Compétences attendues

Savoirs
→ Environnement administratif de l’INSP et principales caractéristiques de l’administration française

→ Procédures et règles budgétaires (notions)

→ Connaissance et pratique de l’anglais conversationnel simple

Savoir-faire
→ Gestions comptable et budgétaire des actions

→ Rédiger des correspondances administratives

→ Planifier et respecter des délais

→ Suivi des intervenants (nomination, contrats, rémunération, etc.)

→ Suivi comptable des actions de la DRI sur le logiciel Y2

→ Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques

Compétences comportementales transverses
→ Organisation et rigueur

→ Sens du service rendu

→ Sens du contact avec un public étranger

→ Esprit d'équipe

→ Être en mesure de travailler dans l’urgence

→ Dialoguer avec la hiérarchie et rendre compte